Depois das escolhas e dos gostos determinados, agora é a fase da execução, o planejamento é a alma do negocio, e temos que começar do inicio...
O mercado de eventos está crescendo a cada dia, e com isso tem despertado o interesse de profissionais, aumentando a competitividade, mas também dando margem para o surgimento de empresas amadoras. Imprevistos podem acontecer, é verdade, mas os fornecedores têm a obrigação de estar aptos para solucionar o problema do cliente.Planeje e Pesquise
Os anfitriões que planejam o evento com antecedência, podem escolher os profissionais com mais tempo e pesquisar melhor o fornecedor.
Segundo pesquisa realizada por empresas especializadas, 32,2% dos clientes escolhem o profissional para realização de seu evento pela experiência, seguido de 30,5% que acham a credibilidade o ponto fundamental para a escolha.
Antes de fechar qualquer negócio, pesquise muito – afinal, a festa é sua e o bolso também. Após levantar os orçamentos, faça um comparativo, negocie e feche com aquele que tiver o melhor custo-benefício. Não considere apenas o preço – às vezes o barato pode sair caro. Mas o caro também não é garantia do melhor serviço.
O que foi decidido
Nunca deixe a negociação no “boca a boca” e que os serviços que serão contratados sejam todos colocados por escrito em um contrato, inclusive quanto a rescisão, destacando quanto da quantia paga deve ser devolvida, em caso de cancelamento ou reprovação no caso das formaturas.
Gráfica / Convites
É recomendável que este serviço seja contratado com uma boa antecedência em relação à data do evento, pois se ocorrerem falhas, ainda haverá tempo para acertos.
Após definir todos os detalhes, peça um orçamento discriminando preço, condições de pagamento, padronagem, cor, modelo, quantidade e data de entrega. Procure vincular o pagamento a entrega do material, se não for possível, ofereça apenas um sinal de entrada.
Na entrega dos convites prontos verifique se esta tudo conforme o combinado. Em caso negativo, o consumidor tem direito a reexecução do serviço, a restituição da quantia paga atualizada monetariamente ou ao abatimento proporcional do preço.
Festa
Antes de contratar os serviços de buffet, busque referências, vistorie os salões, peça provas do cardápio e, se possível, participe de algum evento. Se fechar algum pacote que inclua, além dos serviços básicos de alimentação e decoração, algum tipo de bebida, segurança e/ou estacionamento, lembre-se de mencionar isso no orçamento e em caso de fechamento, no contrato.
Depois de fechar o número de convidados, solicite às empresas um orçamento com a quantidade e os preços de cada item, assim como as formas de pagamento. Com este documento é possível comparar os preços para uma escolha dentro de seu orçamento.
Quanto às lembrancinhas, é importante solicitar com antecedência uma amostra da que será entregue, não esquecendo de verificar o texto do cartão.
Ao concretizar o acordo do serviço, tudo o que for tratado verbalmente deverá estar discriminado minuciosamente em contrato: quantidade e tipo e alimentos e bebidas; tipo e cores da decoração; tipo de flores e número de arranjos; local, data, horário de início e término da festa; repertório musical; vídeo, quantidade e tamanho de fotos e data de entrega das mesmas; quanto será cobrado por cada convidado extra; qual o destino dos alimentos não consumidos; se há prazo para ampliação ou redução dos serviços contratados; condições para rescisão de contrato por qualquer uma das partes; valor e condições de pagamento, etc. Verifique ainda se o salão não for do buffet, quem ficará com a limpeza do local no final da festa e se há estacionamento fácil com serviço de manobrista.
Se algo fugir do que foi contratado, é muito importante que se especifique na hora da festa, por escrito, o tipo de problema ocorrido. O documento deve conter as assinaturas do contratante e contratado.
Foto e Vídeo
O casal deve verificar e firmar por escrito os seguintes pontos:
- O álbum está incluso? Qual é o material do álbum?;
- Existe um número mínimo de fotos caso as outras não agradem?;
- Existe um número máximo de fotos no pacote e quanto custa cada foto individual a mais? Qual é o tempo de filmagem e do vídeo?;
- Quais são os critérios para cancelamento do contrato;
- Valor final, formas de pagamento e data de entrega do material.
Músicas
Não deixe de certificar com o local da cerimônia a existência ou não de restrições sobre este profissional e de seu repertório.
Normalmente pessoas que prestam este tipo de serviço possuem sugestão de repertório e vídeos para apresentar trechos das mesmas para os interessados. Assim, os noivos podem montar o repertório para a cerimônia religiosa e/ou festa, se for o caso. Deve estar definido, por escrito, a ordem em que as músicas serão executadas, o tipo de música, valor e formas de pagamento.
O mesmo vale para o DJ.
Dia da Noiva
Este serviço é prestado por empresas especializadas, por lojas que comercializam vestidos de noivas, por centros de estéticas ou mesmo por salões de beleza.
É necessário fazer uma pesquisa avaliando preço, serviços oferecidos e qualidade. Normalmente eles oferecem pacotes e não esqueça de mensurar no contrato: cabelo, unhas, maquiagem, depilação, massagem; dia e hora de chegada e saída; se a noiva será vestida e sair direto deste local para a cerimônia; valor e condições de pagamento.
Transporte
Ao alugar um veículo para transportar a noiva até a cerimonia é necessário definir: modelo, cor, motorista e alguma outra condição especial; local onde buscar a noiva e se vai aguardar para levá-la para outro lugar; período de locação e, se este tempo for ultrapassado quanto será cobrado pelo excedente; valor e condições de pagamento. Tudo deve ser registrado em contrato, assinado por ambas as partes.
Tomando estes pequenos cuidados as chances da festa ser realmente um sucesso se tornam cada vez maiores.
