Ooooi amiguinhas!
Nossa, faz muito tempo que não crio debates aqui, mas não chorem, eu voltei!
Voltei e com uma grande alegria: Terminamos nossa primeira lista de convidados (primeira porque depois ela muda né? Hahaha) eeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeee além disso, percebi que meu número de peoples desce de 150 pra 130!
Sempre que eu fazia uma lista mental, só pensava "Família grande, muitos amigos ao longo da vida... Muita gente!", pois eu morei em vários lugares já, e quem vive se mudando sabe que cada lugar que você deixa, uma galera de amigos fica guardada pra sempre... Eu achei que faria um grande sacrifício pra resumir os mais importantes em 150, mas não!
Vamos lá, como fiz isso, e quais dicas eu dou:
Primeiramente, crie uma planilha no drive!
Eu recomendo usar essa ferramenta por três motivos principais:
1- É quase igual ao excel
2- Você pode acessar de qualquer lugar
3- Podes compartilhar com o boy, assim, alteram juntos, porém, de lugares diferentes.
Em segundo lugar, crie diferentes abas para diferentes situações da sua lista de convidados!
abas divisórias
Dividi minhas abinhas da seguinte forma:
Fernanda: Meus convidados e convidados comuns com Mozigor.
Igor: Convidados dele.
Crianças: As crianças eu coloquei todas aqui, e depois explico o porquê.
Foreigners: Pessoas que conheci ao longo do meu intercâmbio, optei por fazer uma aba separada pois, quem já fez intercâmbio sabe que é um grande parenteses na sua vida, lá eu tinha as famílias que me receberam (que são como família pra mim), amigos da escola, amigos intercambistas, etc... Sendo assim, só fazer uma coluna normal pra pessoas do meu intercâmbio seria abrangente demais e me confundiria muito, foi melhor fazer uma aba própria com suas devidas divisões. Além disso, essa parte da lista tem um efeito diferente no percentual de faltantes.
Percentual: Essa parte eu volto pra explicar depois, mas é basicamente aquela regra de que NUNCA devemos convidar o mesmo número que pagamos para o buffet, porque sim, VAI TER GENTE FALTANDO!
Então, mãos a obra! Comece Dividindo as colunas por área de interesse!
Divida colunas como "família", "escola", "igreja", "amigos dos pais", etc... Pois, quem já fez essa lista sabe que a gente esquece mesmo o pessoal, tipo "SERÁ QUE EU COLOQUEI MINHA MELHOR AMIGA DE INFÂNCIA NA LISTA?"
Gente, isso acontece... A melhor forma de se encontrar é tendo tudo dividido, vamos supor que quero checar essa amiga de infância, vou lá na parte de amigos da escola e procuro. Outro ponto bom desta divisão, é que você consegue visualizar melhor os grupos de amigos, tipo "ok, mãe, pai, irmão, irmã... Mas só deu 4 pessoas, e minha família tem cinco... AH, EU!" se estiver tudo bagunçado, você mais dificilmente vai dar falta de pessoas que não estão ali.
Não tem regra para quais colunas pôr, eu coloquei: Família, amigos da escola, amigos da faculdade, jovens da minha igreja, outras pessoas da minha igreja, amigos de quando eu morava em Curitiba, Amigos da minha família em geral (pessoas que me viram crescer, pais de amigos de infância, etc...)
Já o Igor, por exemplo, fez uma aba "família do vô", "família da vó", porque ele tem uma boa quantidade de tios-avós pra chamar, então, foi melhor separar assim.
Regras para uma melhor organização:
Para não expor meus convidados, criei essa lista fictícia para vocês entenderem como estou me organizando
Regras:
1- Cada coluna deve ser individualmente numerada, para que depois todas somem juntas o numero total (18, como podem ver ali ao lado), pois assim você pode aumentar e reduzir o número delas, isoladamente, e sem tem que mexer em todas as outras depois.
2- Como vocês podem ver, Zoey 101 e Hannah Montana estão em itálico, por que? Sabe aquela pessoa querida, que você curtiria que viesse ao seu casamento ou acha que seria mal educado não convidar? Ex: Eu tenho um grupo da igreja que frequento, todos são MUITO meus amigos, menos dois que são mais ou menos, eu gostaria de convidá-los, e sei que chamar todo mundo menos esses dois só pode ficar chato, mas não faço QUESTÃO de ver eles no meu dia C. Esses eu deixo em itálico, pois, se alguém precisar ser cortado, esses itálicos serão os primeiros eliminados. (aquele 2 ao lado do 18 é equivalente a isso)
Pra mim, essa tática não foi tãão necessária, pois a princípio estamos bem folgados e poderemos convidar todos, mas é sempre legal fazer pois, as vezes você passa seu número, e fica difícil olhar tudo de novo, pensar quem tirar, etc... Além disso, até a data do casamento, provavelmente conheceremos mais gente, e teremos que adicioná-los à lista, daí quem eu tiro pra fazer essa troca? ITÁLICOS!
3- Perceberam que o Kevin Jonas e a esposa dele estão em verde? Quem são essas pessoas?
Pessoas que moram em outros estados! Na minha lista tem vários, pois, como já disse, me mudei bastante ao longo da vida, essas pessoas são convidados normais, igualmente importantes, porém, temos que estar ciente que o percentual de faltosos deles será maior que o de outros convidados né? Afinal, tem que comprar passagem, conseguir estadia, etc... Por isso, essas pessoas ficam em outra cor, pra no final eu fazer um cálculo separado.
Quem não entrou nesta lista para mim, foram minhas vovós e tias, pois, apesar de elas morarem em outra cidade, as chances de elas faltarem são muito poucas (como as de um convidado "normal")
Agora é hora de falar das crianças!
Crianças são um detalhe comumente esquecido na lista de convidados, pois, adicioná-las é um pouco mais complexo do que parece.
- Crianças pagam menos e, em algumas idades (normalmente até os 4) são de graça.
- Se você fechar um buffet para 130 pessoas sem especificações, eles deduzirão que são 130 ADULTOS (logo se você estiver contando crianças integralmente, você pode perder dinheiro nessa brincadeira).
- "Ah, mas então, no meu buffet criança paga metade, vou alugar um espaço para 130 pessoas que serão 125 adultos e 10 crianças, que equivale ao valor de 5 adultos, além disso, tem 5 menores de quatro anos que não pagam..." CUIDADO!!!
Gente, criança pode até pagar metade (ou nada), mas elas ainda SENTAM, então, por mais que você tenha 5 crianças que não vão pagar, por exemplo, você tem que contá-las no cálculo final de convidados, por causa de espaço, cadeiras, mesas...E é por isso que precisamos de um espaço separado APENAS para contar as crianças!
Essa é minha aba infantil
Como vocês podem ver, ela está bem cheia de detalhes, e eu vou explicar o que cada coisinha significa:
Crianças com fundo verde: São filhas daquelas pessoas com mais chance de faltar, logo, o percentual de falta delas é um pouquinho maior.
Crianças com fundo azul: São estrangeiras, logo, o percentual de falta delas é AINDA MAIOR!
Crianças com o nome em azul: São aqueles que até a data do evento terão menos de 4 anos, ou seja, não pagarão.
Antes de passar para os percentuais, vamos falar sobre consideração sobre os convidados!
Gente, eu sei que o dia é seu, que casamento é caro, que convidado não convida... Mas as coisas não são tão preto no branco assim, né?
1- Levar marido/mulher em festa não é "Luxo", eu acho ESSENCIAL acrescentar todos à lista, como podem ver na minha lista fictícia, tanto a mulher do Kevin Jonas, quanto o Barack Obama estão lá, pois são casados com amiguinhos meus. Na minha opinião, convidar a pessoa e NÃO convidar seu esposo é de muito mal gosto.
2- Namorados: Eu tentei adicionar todos os namorados e namoradas à lista também, tirando o casos de adolescentes, pois eu acho que o namoro adulto é algo bem mais sério e conciso, não acho falta de educação não convidar, mas não vou negar: É uma situação meio chatinha...
3- Filhos pequenos, todos na lista! Gente, sei que é polêmico, mas PRA MIM, filho pequenos devem sim ser convidados, não sou mãe, mas tenho uma amiga mesmo que desde que teve bebê a vida social caiu horrores, pois em vários locais que ela quer ir, ele não é bem-vindo... Acho que filhos maiores é tranquilo não chamar, pois eles já podem se cuidar sozinhos e/ou ficar na casa de alguém, mas pequeninos precisam da mamãe e do papai, e as vezes eles nem tem onde deixá-los, então SIM, acho muito importante adicioná-los à lista.
Além disso, se a criança for um pouco maiorzinha (uns 9 anos, por exemplo), cabe analisar se ela não deve ser convidada ainda assim, pois, tem pais que literalmente NÃO TEM com quem deixar, e ficar sozinho em casa não rola né?
Também, chamar toda a família menos a criança é mega deselegante, ok? Uma família de amigos nossos mesmo, são pai, mãe, filha adulta, filho adolescente, e filhinha pequenuxa (que por sinal eu nem conheço), seria muito feio só chamar os grandes e deixar ela sozinha vendo todo mundo ir se divertir e ficar em casa com a vó.
Pra agradar a todos e não gerar desconforto, eu optei por chamar todas as crianças sim!
4- Não deixe nenhum amigo sozinho! Vou dar um exemplo pessoal: Tenho um amigão da facul, porém, ele não é NADA amigo dos outros convidados que tenho da faculdade, pois ele é veterano, conheci ele em outras circunstâncias... Chamar SÓ ele, seria muito chato, pois ele ficaria sozinho numa mesa de estranhos, sendo assim, optei por convidar também uma outra menina muito querida, que apesar de não ser super minha amiga, nos damos bem, e é amiga dele, logo, eles se fazem companhia. Outra alternativa para isso, é dar um cartão +1 para a pessoa levar quem quiser.
Agora vamos para aquela última abinha ali, a de percentual!
percentual de fantantes:
Agora é hora de calcular se rola ou não convidar essa cambada toda! Pois, como disse antes, não dá pra convidar certinho o que pagasse com o buffet, porque a galera vai faltar sim!
Estrangeiros: No total, fechou 35 estrangeiros adultos, porém, passagens internacionais são caríssimas, especialmente da Ásia, de onde a maioria é. Então, coloquei um percentual "otimista" de que 70% deles faltará.
Vale lembrar que a condição financeira destes convidados também deve ser avaliada, a maior parte desses convidados é de classe média alta, se fosse média média apenas, eu aumentaria o percentual, porque né? A passagem TW-BR varia de 4 a 7 mil por pessoa...
Distantes: Para esses, coloquei um percentual de 35% faltantes, pois, de novo, os que moram mais longe tem uma condição financeira melhorzinha e, graças a Deus, aqueles que tem menos, moram no Paraná, então dá pra vir de carro e ficar na casa de alguém daqui tranquilamente!
Demais convidados: Como vou casar em outra cidade (uma horinha de distância), deixei o percentual deles um pouco mais altinho, 20% de faltantes.
Crianças: Dividi elas de acordo com esses grupos e fiz o cálculo igualmente.
Por fim, fechou 121 adultos, 10 crianças pagantes e 4 não-pagantes, o que seria equivalente ao valor de uns 126 adultos e à ocupação de 135 lugares.
Vou fechar 130, pois também devemos olhar mais a frente, ano que vem, meu boy vai entrar na facul (ou seja, conhecer muita gente de uma só vez), e eu estou pensando em procurar um emprego tradicional esse ano, já que só trabalho home office, ou seja, conhecer gente... É óbvio que provavelmente entram mais de 4 pessoas novas na lista, porém, daí é só tirar alguns itálicos e substituir.
Últimos detalhes e considerações:
1- Esses percentuais são estimativas e previsões, então cuidado, pode ser que TODA AQUELA GALERA que você achou que não vinha VENHA!
Pra contornar isso, vou enviar os convites em tempos separados:
1 ano antes: Estrangeiros, pedindo para que confirmem até 4 meses antes do dia C.
Se mais gente do que eu esperava puder vir, seguro na lista geral de convidados, se menos gente puder, folgo...
4 meses antes: Amigos importantes que já sei que não excluíria da lista por nada, familiares e pessoas que moram longe, pedindo para que confirmem até 1 mês antes do dia.
2 meses e meio antes: Até aí, boa parte dos anteriores já haverá confirmado, então começo a convidar os demais.
2- Não convide esperando falta demais!
Esse é um complemento do item anterior, pode parecer que essa minha tática de convidar aos poucos é pra convidar milhões de pessoas a mais, mas não, é só uma precaução, FAÇA SEUS CÁLCULOS DE PERCENTUAL, e a partir disso tome outras precauções, mas ele é o principal de tudo.
3- Sua lista de confirmados total pode dar um pouquinho a mais do que o estimado
Passou um tiquinho do combinado? Sem problemas! Mas gente, POUQUINHO ok? Normalmente, os buffets tem preparo para até 10% a mais de pessoas, just in case, e daí só cobram depois se isso ocorrer, além disso, é muito provável que em cima da hora alguém falte, fique doente, tenha um imprevisto...
Então é isso, meninas! Agora é só relaxar e esperar a hora de convidar 
